Suponga que acaba de recibir esa hermosa carta del IRS diciéndole que es objeto de una auditoría del IRS.
¿Qué registro recibe especial atención? ¿Qué disco puede crearte una pesadilla? ¿Qué registro hace que el IRS sospeche que usted es el guardián de registros pésimos?
Piense en el registro que la gente odia mantener. Ese es el que estamos hablando. Probablemente hayas adivinado cuál podría ser ese registro.
Registro de bandera roja para el examinador del IRS
Una vez que comienza su examen de auditoría, al examinador le gusta ver este registro. Si el registro falta o no existe, el examinador del IRS sabe que probablemente también falten sus otros registros.
Este registro, el que probablemente odie mantener, es el registro de kilometraje de su vehículo o vehículos.
El IRS señala que el hecho de que un contribuyente no mantenga un registro de kilometraje en los vehículos indica que la actividad bajo examen no se está llevando a cabo de manera profesional.
Haga lo que dice el formulario de impuestos
Como empresa de un solo propietario o propiedad de un esposo y una esposa, independientemente de si se trata de una corporación, una sociedad o una propiedad, usted presenta un formulario de impuestos que le solicita la siguiente información sobre sus vehículos:
- ¿Tiene pruebas que respalden el uso comercial / de inversión reclamado? (Si la respuesta es “sí”, ¿la evidencia está escrita?)
- Enumere el total de millas comerciales / de inversión en cada vehículo.
- Enumere el total de millas de viaje diario de cada vehículo.
- Enumere el total de millas personales de cada vehículo.
El formulario 4562 del IRS tiene columnas para las respuestas a las preguntas anteriores para hasta seis vehículos utilizados por un propietario único o un propietario de más del 5 por ciento de una corporación, una sociedad u otra entidad.
El registro de kilometraje es el registro de prueba que debe utilizar para responder a las preguntas del formulario de impuestos.
Haga lo que requiera la auditoría
Arriba, dijimos que hiciéramos lo que dice el formulario del IRS. Para una aclaración adicional, es bueno saber qué información el IRS, en una auditoría de correspondencia, requiere que proporcione relacionada con ese formulario de impuestos:
- Envíe copias de recibos de reparación, comprobantes de inspección y otros registros que muestren el millaje total del año.
- Envíe copias de los libros de registro y otros registros para respaldar el kilometraje comercial reclamado.
- Proporcione una copia de su agenda de citas o calendario de actividades comerciales para el año.
- Si está reclamando gastos reales, proporcione copias de facturas pagadas, facturas y cheques cancelados para gastos de automóvil. Estos incluirían gasolina, aceite, llantas, reparaciones, seguros, intereses, etiquetas, impuestos, tarifas de estacionamiento y peajes.
- Envíe una copia de la factura de venta u otra verificación para establecer su base en el vehículo, incluido el intercambio de otro vehículo.
Tenga en cuenta que el IRS está buscando
- una coincidencia de la lectura del odómetro de la factura de reparación con el kilometraje en su libro de registro;
- una coincidencia de la lectura del odómetro del comprobante de inspección con el kilometraje en su libro de registro;
- el millaje entre paradas de reparación, para ver si se relaciona con el millaje reclamado; y
- un propósito comercial que se relacione con su agenda de citas u otro calendario de actividades comerciales.
Para llevar
Si desea evitar grandes problemas durante una auditoría del IRS, lleve un buen registro de kilometraje. Esto toma solo unos minutos al día.
El registro de kilometraje es a menudo uno de los primeros registros que examinará un examinador del IRS. Un buen registro de kilometraje muestra que conoce las reglas y las respeta. Hemos visto docenas y docenas de auditorías del IRS finalizar favorable y rápidamente con la presentación de un buen registro de kilometraje.
Si necesita nuestra ayuda con su contabilidad o un registro de millas, comuníquese con Manay CPA para una cita virtual.
Buenos pensamientos para ti y tus seres queridos.
Burcu Bree Manay, CPA, MPAc,
presidente y socio gerente de CTC
