Guía de retención de registros

Para decidir cuánto tiempo necesita conservar sus registros fiscales, utilice esta guía.

Si el Servicio de Impuestos Internos (IRS) cree que los ingresos no se han reportado significativamente, una auditoría puede remontarse a seis años atrás.

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No desperdicie sus esfuerzos debido a un error de cálculo.

La legislación federal le permite conservar, durante tres años, copias de sus declaraciones de impuestos y registros de respaldo. Esto se llama la “ley de los tres años” y lleva a muchas personas a asumir que están a salvo si mantienen sus registros durante este período de tiempo.

Sin embargo, si el IRS sospecha que usted ha reportado sustancialmente sus ventas en un 25% o más o cree que puede haber evidencia de fraude, es posible que una auditoría desee remontarse seis años atrás. Utilice las siguientes instrucciones para estar seguro.

Cree un conjunto de copias de seguridad de documentos y archívelos electrónicamente.

Es más sencillo que nunca mantener una colección de respaldo de registros, incluidas, por ejemplo, cuentas bancarias, declaraciones de impuestos, planes de seguro, etc., ya que muchas instituciones financieras ofrecen estados de cuenta y documentación electrónicamente, y hay mucha información financiera accesible en Internet.

Se pueden escanear y transferir a un formato digital incluso si los registros originales solo se emiten en papel. Los contribuyentes pueden descargarlos a una unidad de almacenamiento de respaldo, como un disco duro externo, hasta que los registros estén en formato electrónico o grabarlos en un CD o DVD.

También se podría considerar la realización de copias de seguridad en línea, que es la única forma de garantizar que la información se conserve por completo. Con la copia de seguridad en línea, los archivos se almacenan en otra área del mundo para que los registros permanezcan seguros si ocurre un huracán u otro desastre natural.

¡Precaución!

En el mundo actual, el fraude de identidad es un problema importante y es necesario tomar todas las precauciones para prevenirlo. Sería mejor si eliminara estos registros triturándolos y no tirándolos a la basura después de que ya no sea apropiado mantener sus registros fiscales, estados financieros o cualquier otro documento de su información personal.

Documentos comerciales para conservar durante un año

  • Correspondencia con clientes y proveedores
  • Recibos de depósito duplicados
  • Órdenes de compra
  • Recibiendo hojas
  • Requisiciones
  • Cuadernos de taquígrafo
  • Formularios de retiro de almacén

Documentos comerciales para conservar durante tres años

  • Registros del personal del empleado (después de la terminación)
  • Solicitudes de empleo
  • Pólizas de seguro vencidas
  • Correspondencia general
  • Informes de auditoría interna
  • Informes internos
  • Vales de caja chica
  • Etiquetas de inventario físico
  • Registros de registro de bonos de ahorro de empleados
  • Tarjetas de tiempo para empleados por hora

Documentos comerciales para conservar durante seis años

  • Informes de accidentes, reclamaciones
  • Libros mayores y anexos de cuentas por pagar
  • Libros mayores y anexos de cuentas por cobrar
  • Estados de cuenta y conciliaciones bancarias
  • Cheques cancelados
  • Certificados de acciones y bonos cancelados
  • Registros de impuestos laborales
  • Análisis de gastos y cronogramas de distribución de gastos
  • Contratos vencidos, arrendamientos
  • Registros de opciones vencidos
  • Inventarios de Productos, Materiales, Insumos
  • Facturas a clientes
  • Libro mayor de notas por cobrar, anexos
  • Registros y resúmenes de nómina, incluido el pago a jubilados
  • Libro mayor de costos de planta
  • Copias del Departamento de Compras de las Órdenes de Compra
  • Registros de ventas
  • Libros auxiliares
  • Libros de tiempo
  • Registros de viajes y entretenimiento
  • Comprobantes de pago a proveedores, empleados, etc.
  • Registro de cupones, horarios

Registros comerciales para conservar por siempre

Aunque las leyes federales no le obligan a mantener registros de impuestos “para siempre”, habrá otras razones por las que querrá conservar estos documentos indefinidamente en ciertos casos.
  • Informes de auditoría de CPA / Contadores
  • Cheques cancelados para pagos importantes (especialmente pagos de impuestos)
  • Libros de caja, Tablas de cuentas
  • Contratos, arrendamientos actualmente en vigor
  • Documentos corporativos (constitución, estatuto, estatutos, etc.)
  • Documentos que justifiquen las adiciones de activos fijos
  • Andanzas
  • Programas de depreciación
  • Estados financieros (fin de año) Libro mayor general y privado, prueba de fin de año
  • Saldos
  • Registros de seguros, informes de accidentes actuales, reclamaciones, pólizas
  • Confirmaciones de comercio de inversión
  • Informes de los agentes de ingresos del IRS
  • Revistas
  • Registros legales, correspondencia y otros asuntos importantes
  • Libros de actas de directores y accionistas
  • Hipotecas, Facturas de venta
  • Tasaciones de propiedad por tasadores externos
  • Registros de propiedad
  • Registros de jubilaciones y pensiones
  • Declaraciones de impuestos y hojas de trabajo
  • Registros de marcas y patentes

Documentos personales para conservar durante un año

  • Estados de cuenta bancarios
  • Talones de cheque de pago (conciliar con W-2)
  • Cheques cancelados
  • Estados de cuenta mensuales y trimestrales de fondos mutuos y contribuciones de jubilación (conciliar con el estado de cuenta de fin de año)

Documentos personales para conservar durante tres años

  • Estados de cuenta de tarjetas de crédito
  • Facturas médicas (en caso de disputas de seguros)
  • Registros de servicios públicos
  • Pólizas de seguro vencidas

Documentos personales para conservar durante seis años

  • Documentos de respaldo para declaraciones de impuestos
  • Informes y reclamaciones de accidentes
  • Facturas médicas (si están relacionadas con impuestos)
  • Registros de propiedad / Recibos de mejoras
  • Recibos de venta
  • Embargos salariales
  • Otras facturas relacionadas con impuestos

Registros personales para conservar por siempre

  • Informes de auditoría de CPA
  • Registros legales
  • Correspondencia importante
  • Retorno del impuesto del ingreso
  • Cheques de pago de impuestos sobre la renta
  • Confirmaciones de comercio de inversión
  • Registros de jubilaciones y pensiones

Circunstancias especiales

  • Registros del automóvil (conservar hasta que se venda el automóvil)
  • Recibos de tarjetas de crédito (consérvelos con el extracto de su tarjeta de crédito)
  • Pólizas de seguro (conservar durante la vigencia de la póliza)
  • Hipotecas / escrituras / arrendamientos (mantener 6 años después del contrato)
  • Recibos de pago (consérvelos hasta que los reconcilie con su W-2)
  • Registros de propiedad / recibos de mejora (guárdelos hasta que se venda la propiedad)
  • Recibos de venta (conservar durante la vigencia de la garantía)
  • Registros de acciones y bonos (conservar durante 6 años después de la venta)
  • Garantías e instrucciones (conservar durante la vida útil del producto)
  • Otras facturas (consérvelas hasta que se verifique el pago en la próxima factura)
  • Cronogramas de depreciación y otros registros de activos de capital (conservar durante 3 años después de la vida fiscal del activo)

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