Eyalet Bordro Vergisi
Her yerde uyumlu kalın.
Çalışanınızın bulunduğu her eyalet; gelir vergisi tevkifatı, işsizlik sigortası ve bazen ek eyalet programları için bordro vergisi kaydı yaptırmanızı zorunlu kılar. Manay CPA, işe alım yaptığınız her eyalette işletmenizin bordro vergisi tescil işlemlerini gerçekleştirir ve devam eden tüm bordro vergisi uyumluluk süreçlerini yönetir.
- 50 eyaletin tamamında bordro vergisi kaydı
- Gelir vergisi stopajı ve işsizlik sigortası kayıtları dahil
- Uzaktan çalışan personelin yarattığı vergi bağı (nexus) analizi dahil
Sertifikalı ve Kalite Garantili
Şimdi Ücretsiz Danışmanlık Alın
Eyalet Bordro Vergisi Kaydı Nedir?
Eyalet bordro vergisi kaydı, işletmenizi ilgili eyalet kurumlarına eyalet bordro vergilerini tutup ödemeye yetkili bir işveren olarak kaydetme sürecidir. Bir işletme, bir eyalette çalışan bir çalışanı işe aldığında — işverenin merkezinden farklı bir eyalette evden çalışan uzaktan çalışan da dahil olmak üzere — o çalışanın çalışma eyaletinde eyalet gelir vergisi kesintisi ve eyalet işsizlik sigortası için kayıt yaptırmak zorundadır.
Bordro vergisi kayıt gereksinimleri eyalete göre değişir. Çoğu eyalet, gelir vergisi kesintisi için hem eyalet gelir dairesine hem de işsizlik sigortası için eyalet iş gücü kurumuna kayıt zorunlu kalır. Bazı eyaletler ayrıca çalışan sayısına ve işin doğasına bağlı olarak eyalet maluliyet sigortası, ücretli aile ve tıbbi izin veya işçi tazminatı gibi ek programlar için kayıt zorunluluğu da gereklidir. Manay CPA, işe aldığınız her eyalette tüm geçerli kayıtları belirler ve süreci yönetir.
Adımlar
Çalışma Eyaletinin Tespiti
Evden çalışan uzaktan (remote) personelleriniz de dahil olmak üzere, çalışanlarınızın görev yaptığı tüm eyaletleri tespit ediyor; çalışanın iş yerine ve bordro yükümlülüklerinizin niteliğine bağlı olarak her bir eyalette hangi bordro vergisi kayıtlarının zorunlu olduğunu belirliyoruz.
Kayıt Başvurusu
Şirketiniz ve bordro yapınız hakkındaki bilgileri eksiksiz işleyerek, tescil açılması gereken her eyalet için başvuruları hazırlıyoruz. Bu süreç; eyalet vergi dairesinde gelir vergisi stopaj kaydını ve eyalet iş gücü kurumunda işsizlik sigortası kaydını kapsar.
Hesap Numarası Verilişi
Kayıt başvurularınızı ilgili eyalet kurumlarına gönderiyor ve her eyalette bordro vergisi ödemesi yapabilmeniz ve beyanname gönderebilmeniz için zorunlu olan “işveren hesap numaralarınız” (Employer Account Numbers) çıkana kadar süreci sizin adınıza yürütüyoruz.
Bordro Entegrasyonu
Eyaletlerden alınan işveren hesap numaralarını bordro sisteminize entegre ediyor, her eyalete ait vergi kesinti oranları ile ödeme planlarını yapılandırıyoruz. Ayrıca tescil açılan tüm eyaletler için 3 aylık ve yıllık bordro vergisi beyan takviminizi sisteme tanımlıyoruz.
İçindekiler
Kayıt İşlemleri İlk Maaş Ödemesinden Önce Yapılmalıdır
Yeni bir eyaletteki personel için ilk maaş (payroll) hesaplanmadan önce eyalet bordro vergisi kaydının açılmış olması gerekir. Resmi işveren hesap numarası olmadan tek bir dönem bile maaş ödemesi yürütmek, geç kayıt cezası doğurur. Ayrıca şirketin, o döneme kadar biriken vergi kesintilerini faiziyle birlikte geriye dönük toplu olarak yatırmasını zorunlu kılar.
Birçok şirket, farklı eyaletlerdeki bordro tescil eksikliklerini ancak bir bordro incelemesi (audit) sırasında ya da sisteme kayıtlı olunmayan bir eyaletteki çalışanın işsizlik maaşına başvurup eyaletin şirketle iletişime geçmesiyle fark eder. Manay CPA, yeni bir eyalette işe alım yapıldığı an tescil ihtiyaçlarını belirler ve tüm süreci takip eder.
Uzaktan Çalışanlar, Yaşadıkları Eyalette Şirkete Vergi Sorumluluğu Getirir
Bir personel, şirketinizin resmi kaydının bulunmadığı bir eyalette evden çalışıyorsa, şirket merkezinizin nerede olduğuna bakılmaksızın o personelin yaşadığı eyalette bordro vergisi yükümlülüğünüz başlar. Çalışanın yerleşik olduğu eyalet, personelin orada çalışarak kazandığı maaştan gelir vergisi kesintisi yapılmasını talep eder ve bunu yapabilmeniz için de şirketin o eyalette tescilli olması zorunludur.
Uzaktan çalışma modelinin büyümesi, çoklu eyalet bordro tescilini küçük ve orta ölçekli firmaların en çok gözden kaçırdığı yasal açıklardan biri haline getirdi. Yeni bir eyaletteki tek bir uzaktan çalışanınız bile aynı anda gelir vergisi stopaj kaydı, işsizlik sigortası kaydı ve diğer ek eyalet programı tescillerini tek seferde zorunlu kılabilir.
İşsizlik Sigortası Oranlarını Her Eyalet Kendisi Belirler
Bir eyalette işsizlik sigortası için ilk kez işveren kaydı açtırdığınızda, eyalet size başlangıç aşamasına özel bir işveren vergi oranı tanımlar. Bu oran, çalışanlarınızın brüt maaşları üzerinden devlete ödemeniz gereken işsizlik sigortası prim yüzdesidir. Bu oran, şirketin geçmişindeki işten çıkarma ve işsizlik maaşı talebi sıklığına göre revize edilmeden önce genellikle 1 ila 3 yıl boyunca sabit kalır. Eyaletler bu oranları her yıl şirket geçmişini inceleyerek yeniden hesaplar; vergi oranınızı doğru takip etmek ve yönetmek şirketinize ciddi bir maliyet avantajı sağlayabilir.
Manay CPA, tescilinizin olduğu tüm eyaletlerde işsizlik sigortası prim oranlarının yönetimi konusunda müşterilerine rehberlik eder. Şirket geçmişine dayalı prim yükümlülüklerini düşürme stratejilerinden, bir şirket satın alması veya büyük kadro değişimlerinde vergi oranlarının yeniden yapılandırılmasına kadar tüm süreçleri yönetir.
Bazı Eyaletlerde Ek Programlar İçin Ayrı Kayıt Açılması Gerekebilir
Birçok eyalette, standart gelir vergisi stopajı ve işsizlik sigortasının dışında kalan, işverenin ayrıca kayıt olup prim ödemesini gerektiren zorunlu yerel programlar bulunur. Örneğin California; Eyalet Engellilik Sigortası (SDI) ve Ücretli Aile İzni programlarına ayrı tescil şartı koşar. New Jersey, New York, Washington ve Massachusetts gibi eyaletlerin de kendilerine has başvuru süreçleri ve prim oranları olan ücretli aile/sağlık izni ya da geçici iş göremezlik programları vardır.
Standart vergi ve işsizlik kayıtlarınız tam olsa bile, eyaletin bu tür zorunlu ek programlarına kayıt olmamak yasal bir ihlal sayılır. Manay CPA, çalışan istihdam ettiğiniz her eyaletteki tüm zorunlu yan programları tek tek belirler ve yapılması gereken tüm tescil başvurularını eksiksiz tamamlar.
Eyalet Bordro Vergisi Kaydı Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
Uzaktan çalışanımın olduğu her eyalette bordro vergisi kaydı yaptırmam gerekir mi?
Evet. Personelinizin evinden çalışması da dahil, görev yaptığı her eyaletin o eyalette kazanılan maaşlar üzerinden gelir vergisi kesintisi talep etme hakkı vardır. İşveren olarak, tek bir çalışanınız bile olsa, çalıştığı her eyalette gelir vergisi stopajı ve işsizlik sigortası kaydı yaptırmakla yükümlüsünüzdür. Manay CPA, çalışanlarınızın bulunduğu tüm eyaletleri belirleyerek zorunlu olan tüm bordro vergisi tescillerini sizin adınıza tamamlar.
Gelir vergisi stopaj kaydı ile işsizlik sigortası kaydı arasındaki fark nedir?
Gelir vergisi stopaj kaydı, eyaletin maliye veya vergi dairesi üzerinden yürütülür. Bu kayıt, çalışanların maaşlarından eyalet gelir vergisini kesip devlete düzenli bir takvimle yatırmanızı sağlar. İşsizlik sigortası (unemployment insurance) kaydı ise eyaletin iş gücü kurumu üzerinden gerçekleştirilir. Bu tescille, işten çıkarılan eski personelin işsizlik maaşını karşılayan sigorta primlerini ödeyebilmeniz için şirket adına bir işveren hesabı açılır. Çoğu şirket için her iki tescil de zorunludur ve farklı devlet kurumları üzerinden ayrı ayrı açılır.
Çalışanlarım birden fazla eyalette çalışıyorsa ne olur?
Eğer bir çalışan birkaç eyalette birden aktif olarak çalışıyorsa (örneğin farklı eyaletlerdeki müşterileri gezen bir satış danışmanıysa), işverenin vergi kesintisi yapabilmek için o çalışanın maaşını eyaletler arasında nasıl bölüştüreceğini netleştirmesi gerekir. Birçok eyaletin, bir eyalette oturup diğerinde çalışan personelin işini kolaylaştırmak adına komşu eyaletlerle karşılıklılık (reciprocity) anlaşmaları bulunur. Manay CPA, birden fazla eyalette çalışan personelin maaş kırılımları ve vergi kesintileri konusunda size rehberlik eder ve ilgili tüm eyaletlerdeki kayıt süreçlerini yönetir.
Yeni bir eyalette işe alım yaptıktan sonra ne kadar sürede kayıt açtırmalıyım?
Vergi tescilinin, o eyalette çalışılan günleri kapsayan ilk maaş ödemesinden önce tamamlanmış olması gerekir. Yani pratikte, kaydınızın olmadığı bir eyalette yeni bir personelin çalışacağı kesinleştiği an başvuru yapılmalıdır. Manay CPA, yeni bir eyaletteki her yeni personel alımında, işe giriş işlemlerinin bir parçası olarak o eyaletin bordro tescil süreçlerini de hızla tamamlar.
Bir eyalette artık çalışanım yoksa bordro vergisi hesabımı kapatabilir miyim?
Evet. Bir eyalette artık aktif çalışanınız kalmadığında, sürekli beyanname gönderme yükümlülüğünden ve olası taban vergi cezalarından kurtulmak için işveren hesabınızı kapatmanız akıllıca olacaktır. Manay CPA, bordro vergisi tesciline ihtiyaç kalmayan eyaletlerde hesap kapatma işlemlerini üstlenerek sürecin ilgili devlet kurumları nezdinde doğru ve eksiksiz şekilde sonlandırılmasını sağlar.
Başka sorunuz var mı?
Ücretsiz Danışmanlık Alın
İşlemlerinizin her adımını kolaylaştıran çözümlerimiz ve size destek vermekten memnuniyet duyan uzman ekibimizle hizmetinizdeyiz.