Şirketiniz Delaware’de veya Wyoming’de kurulu olabilir, ama bir çalışanınız Texas’ta, bir başkası Florida’da yaşıyorsa, bordro (payroll) açısından şirketiniz artık o eyaletlerde de bir “işveren” sayılır. Kısacası, çalışanın nerede oturduğu, şirketin nerede kurulu olduğundan daha belirleyicidir.
Neden Bu İkili Yapı?
ABD’de vergi sistemi iki kademeli çalışıyor: federal (ülke çapında) ve eyalet bazlı. Federal kurallar her yerde aynıdır, ama her eyalet kendi gelir vergisi oranını, kendi işsizlik sigortası sistemini, kendi yeni işe alım bildirim kuralını belirliyor. Bir çalışanınız tek bir eyalette çalışıyorsa bu nispeten basit bir süreç gerektir, ama şirketiniz büyüdükçe, farklı eyaletlerde uzaktan çalışan ekip üyeleri eklendikçe, her yeni eyalet kendi başına bir uyum sürecine dönüşecektir.
Vergi Kesintisi Çalışanın Bulunduğu Eyalete Göre Yapılır
Genel kural aslında oldukça basittir; gelir vergisi kesintisi, çalışanın fiziksel olarak çalıştığı eyalete göre yapılır. Yani Delaware’de kurulu bir şirket, Colorado’da oturan bir çalışan için Colorado’nun gelir vergisi kurallarına göre kesinti yapmak zorundadır. Şirketiniz farklı bir eyalette yeni bir çalışan işe aldığında, o eyaletin sisteminde bir “vergi kesintisi hesabı” (withholding account) açması gerekmektedir.
Bazı komşu veya birbirine yakın eyaletler arasında “mütekabiliyet anlaşması” (reciprocity agreement) denilen bir vergi anlaşması bulunmaktadır. Bu anlaşmanın mevcut olduğu eyaletlerde çalışan personel, bir eyalette yaşayıp farklı bir eyalette çalışsa bile, sadece tek bir eyalete vergi veya stopaj öder. Ama bu anlaşmalar her eyalet arasında geçerli değildir, bu nedenle her eyaletteki durumu ayrı ayrı kontrol etmek gerekir.
İşsizlik Sigortası (Unemployment Tax) Hangi Eyalete Ödenir?
İşsizlik sigortası, çok ortaklı şirketlerde en çok karıştırılan kısımların başında gelir. İşsizlik sigortası vergisi (State Unemployment Tax, SUTA) çalışan için sadece tek bir eyalete ödenir, ama bu eyalet her zaman çalışanın oturduğu eyalet değildir.
ABD Çalışma Bakanlığı’nın belirlediği dört aşamalı bir test bulunur, ve bu testler sırayla uygulanır. Eğer birinci soru “evet” cevabı alırsa, diğer sorulara bakılmaz:
- Çalışma yeri: Çalışan işini tamamen (veya çok büyük ölçüde) tek bir eyalette mi yapıyor? Cevap evet tek 1eyalet ise, işsizlik sigortası o eyalete gider.
- Merkez veya Genel Müdürlük (HQ): Çalışan birden fazla eyalette çalışıyorsa, işe başladığı, talimat aldığı ya da işinin merkezi sayılan bir “üssü” var mı?
- Yönetim ve kontrol: Çalışanın işi, belirli bir eyaletten yönetiliyor ve kontrol ediliyor mu?
- İkamet: Yukarıdaki hiçbiri net değilse, çalışanın yaşadığı eyalete bakılıyor.
Pratik örnek: New York’taki merkezi bir ofisten yönetilen ama işini tamamen Georgia’dan yürüten bir çalışan için işsizlik sigortası Georgia’ya gider — çünkü işi Georgia’da “localize” olmuş durumda. Ama işi birkaç eyalet arasında dağılan, net bir “üssü” olmayan bir satış temsilcisi için, sıradaki testlere bakmak gerekiyor.
Bir Çalışan, Şirketin Yeni Eyalette “Yabancı Tüzel Kayıt” (Foreign Entity Registration) Başvurusu Yapmasını Gerektirebilir
Bir eyalette tek bir çalışanınızın olması bile, o eyalette bir tür resmi bağlantı (buna “nexus” deniyor) oluşturabiliyor. Bunun sonucu, şirketinizin o eyalette “Yabancı Tüzel Kayıt” (Foreign Entity Registration) olarak kaydolması gerekecektir. Yani şirketinizin kurulduğu eyalette değil, çalışanın olduğu eyalette de resmi bir kayıt açmanız gerekiyor, bir diğer deyişle yeni eyalette “şube açmanız” gerekiyor.
Bu kayıt, aşağıdaki gibi ek yükümlülükler doğurabilir:
- Yeni eyalette tüzel kişilik kurmanın yanı sıra gelir idaresi sisteminde vergi ödeme hesabı oluşturmak
- İlgili eyaletin gelir idaresi sisteminde işsizlik sigortası hesabı açmak (yukarıdaki teste göre)
- O eyalette geçerli ise, ilgili iş kazası sigortası (Workers’ Compensation) kurallarına göre gerekli ayarlamaları yapmak
- Ayrıca bir eyalet kurumlar vergisi veya yıllık raporlama yapmak
Kısacası: “sadece bir çalışan işe aldım” cümlesi, arka planda dört ya da beş farklı kayıt sürecini gerektirebilir.
Yeni İşe Alım Bildirimi (New Hire Reporting)
ABD federal yasaları gereği, işletmelerin yeni istihdam ettikleri veya belirli bir aradan sonra tekrar işe başlattıkları (rehire) her çalışanı ilgili eyalet kurumlarına bildirmesi yasal bir zorunluluktur. Genellikle çalışanın işe başladığı tarihten itibaren ilk 20 gün içinde tamamlanması gereken bu bildirim süreci, eyaletlerin kendi iç mevzuatlarına göre daha kısa sürelere de tabi olabilir.
Bu yükümlülüğün amaçları arasında nafaka (child support) takibi ve işsizlik maaşı dolandırıcılıklarını (unemployment fraud) önlemek gibi amaçlar da bulunur. Eyalet, yeni işe giren birinin nerede çalıştığını bilerek, o kişiden alacaklı olan tarafın alacağını daha hızlı tahsil eder. Ayrıca işsizlik veya iş kazası sigortası alırken gizlice çalışmaya başlayan kişilerin de takibi yapılır. Bu nedenle eyalet kurumları şirketlerden bu yükümlülüğün eksiksiz şekilde yerine getirilmesini bekler.
Eğer işletmeniz birden fazla eyalette personel istihdam ediyorsa, her eyaletin bildirim sistemiyle ayrı ayrı uğraşmak zorunda değilsiniz. ABD Sağlık ve İnsan Hizmetleri Bakanlığı’na (HHS) başvurup, tüm yeni işe alımlarınızı belirleyeceğiniz tek bir eyalete bildirmeyi seçebilirsiniz. Kayıt onaylandıktan sonra, artık hangi eyalette çalışanınız olursa olsun, tüm yeni işe alım bildirimlerini sadece o tek eyalete gönderiyorsunuz ve böylece diğer eyaletlerin kendi sistemlerine hiç girmiyorsunuz.
Bu strateji, özellikle uzaktan çalışan ekipleri olan şirketler için ciddi tasarruflar sağlar.
Yerel Vergiler (City & County Tax) de Devrede Olabilir
Bazı eyaletlerde, eyalet vergisinin üzerine bir de şehir veya ilçe düzeyinde ekstra bir vergi veya kesinti mevcut olabilir . Örneğin Ohio ve Pennsylvania’daki birçok şehirde, yerel belediyelerin kendi vergileri de uygulanmaktadır. Çalışanınız bu tür bir eyalette yaşıyorsa, sadece eyalet değil, bağlı olduğu şehir veya ilçe belediyesi vergisini de doğru şekilde kesmeniz gerekir.
Somut Bir Örnek
Diyelim ki şirketiniz Delaware’de kurulu, siz Florida’da yaşayıp uzaktan şirketi yönetiyorsunuz. İlk çalışanınızı işe aldınız ve bu kişi Texas’ta yaşıyor ve tamamen uzaktan çalışıyor diyelim. Bu tek işe alımın sonuçları şöyle netleşiyor:
- Gelir vergisi kesintisi: Texas’ın eyalet gelir vergisi olmadığı için, burada bir kesinti hesabı açmanıza gerek yok — bu senaryoda şans sizden yana. Ama çalışan Kaliforniya’da yaşasaydı, bu adım zorunlu olurdu.
- İşsizlik Sigortası: Çalışan işini tamamen Texas’tan yürüttüğü için işsizlik sigortasını Texas eyaletine ödüyorsunuz.
- Şirket kaydı: Texas’ta düzenli, kalıcı bir çalışanınız olduğu için, şirketinizin Texas’ta “yabancı kuruluş” olarak kaydolması gerekiyor. Bu gereklilik, tek 1 uzaktan çalışan için bile geçerlidir.
- Yeni işe alım bildirimi: Evet, gerekir; eyalet gelir vergisi olmaması bu yükümlülüğü etkilemiyor, ama yeni bildirim Texas’a yapılıyor.
Şimdi buna New York’ta yaşayan ikinci bir çalışan eklediğinizi düşünün. Bu kez tablo tamamen değişiyor: New York’un kendi gelir vergisi kesintisi zorunlu hale geliyor, kendi işsizlik sigortası sistemine kayıt gerekiyor ve New York City’de yaşıyorsa şehrin ayrı yerel gelir vergisini de doğru şekilde kesmeniz gerekiyor. Texas’ta “ücretsiz” atladığınız adım, New York’ta doğrudan karşınıza çıkıyor.
Uzaktan Çalışma Bu Konuyu Daha da Önemli Hale Getirdi
Uzaktan çalışma modelinin yaygınlaşmasıyla bu konunun önemi son yıllarda daha da arttı. Özellikle kurucuları ABD dışında yaşayan ve fiziksel bir ofisi bulunmayan yabancı sermayeli şirketlerde, uzaktan çalışma kurgusu çok daha karmaşık bir hal alır. Şirketiniz Delaware veya Wyoming gibi iş dostu bir eyalette kurulmuş olabilir; ancak ilk çalışana Kaliforniya’da veya New York’ta uzaktan iş yaptırdığınız anda “merkez eyalet” kavramı fiilen önemini yitirir.
Şirketinizin sadece kurulduğu eyalette değil, çalışanınızın bulunduğu eyalette de ticari faaliyette bulunma yetkisi alması (foreign registration) ve ilgili eyaletin Gelir İdaresi’ne (Department of Revenue) kaydolması gerekir. Aksi takdirde şirket, geriye dönük ciddi ceza ve faiz yükleriyle karşılaşabilir. Bu nedenle, özellikle de kurucuları yabancı ortaklı olan bir şirkette önce eyaletler arası vergi mevzuatını kapsayan doğru bir bordro altyapısı kurması hayati önem taşır.
Form 941
Form 941 ise işverenlerin her çeyrekte federal düzeyde IRS’e verdiği bordro vergisi beyannamesidir. Federal gelir vergisi kesintisi, Sosyal Güvenlik ve Medicare paylarını kapsar. Ama Form 941 tamamen federal bir formdur, yani eyaletten eyalete göre değişmez. Yani birden fazla eyalette çalışanınız olsa da, federal tarafta tek bir Form 941 beyan etmekle yükümlü olursunuz. Form 941’in tam olarak neyi kapsadığını ve nasıl doldurulduğunu Form 941 nedir? İşverenler İçin Çeyreklik Vergi Beyanı Rehberi sayfamızda detaylı olarak anlatıyoruz.
1099 mu, W-2 mi?
Buraya kadar bahsettiğimiz her şey (vergi kesintisi, işsizlik sigortası, yeni işe alım bildirimi), sadece gerçek çalışanlar (W-2 ile çalışanlar) için geçerliydi. Eğer kişi bir bağımsız yüklenici (independent contractor) olarak, 1099 ile çalışıyorsa, bu yükümlülüklerin büyük kısmı devreye girmiyor; kesinti yapmıyorsunuz, işsizlik sigortası ödemiyorsunuz, yeni işe alım bildirimi de genellikle gerekmiyor.
Tam da bu büyük fark sebebiyle, bu ayrımı doğru yapmak oldukça kritiktir. Bir kişiyi “1099’lu” olarak değerlendirip aslında normal bir çalışan gibi yönetirseniz (mesaisi belli, belirli saatlerde çalışmasını istemek, araç-gereç sağlamak, sürekli ve tam zamanlı bir ilişki kurmak vb. gibi), IRS ve eyalet kurumları bunu “yanlış sınıflandırma” şeklinde bir usulsüzlük olarak görebilir ve geriye dönük vergi, ceza ve faiz riski doğabilir.
Hangi durumda kimin 1099, kimin W-2 sayıldığını ve bu formların nasıl işlediğini Form 1099 nedir? Kimin İçin Gereklidir? sayfamızda öncelikle bu konuyu ele almıştık. Öte yandan, bağımsız yüklenicilerden alınması gereken W-9 formu da bu sürecin bir parçasıdır. 1099 düzenleyebilmeniz için önce yüklenicinin W-9 ile kimlik ve vergi bilgilerini size temin etmesi gerekmektedir.
İş Sözleşmesi de Eyalete Göre Şekillenmeli
Farklı bir eyalette yaşayan bir çalışanı işe alırken gözden kaçan bir diğer nokta da, iş sözleşmenizin o eyaletin iş hukukuna uygun olması gerekliliğidir. Örneğin bazı eyaletler rekabet yasağı (non-compete) maddelerini büyük ölçüde geçersiz sayar, bazı eyaletlerde ise fesih bildirimi veya kıdem tazminatına benzer düzenlemeler farklı işler. İş Sözleşmesi olarak tek bir şablon sözleşmeyi her eyalette tekrar tekrar aynı şekilde kullanmak da o sözleşmenin bir bölümünün hükümsüz sayılmasına sebep olabilir. Bu nedenle her eyalete özgü, üzerinde profesyonelce çalışılmış iş sözleşmeleri yapmak gerekir. Bu konuyu Amerika’da İş Sözleşmesi Nasıl Hazırlanır? sayfamızda daha ayrıntılı işliyoruz.
Harekete Geçin
“Payroll” kelimesi kulağa tek bir işlem gibi gelse de, ABD’de aslında her eyalet için ayrı ayrı çalışan, birbirine bağlı birçok küçük sürecin toplamı. Şirketiniz büyüdükçe ve ekibiniz farklı eyaletlere yayıldıkça, bu süreçlerin sayısı da katlanarak artıyor. Doğru kurulan bir sistem, her yeni çalışanı sorunsuz şekilde işe almanızı sağlıyor; eksik kurulan bir sistem ise genellikle bir denetim veya ceza bildirimiyle fark ediliyor.
Manay CPA olarak farklı eyaletlerde çalışanı olan şirketler için bordro kurulumunu, hangi eyalette hangi kaydın gerektiğini ve 1099/W-2 sınıflandırmasını müşterilerimizle birlikte netleştiriyoruz. Ekibiniz büyürken bu sürecin sağlam bir temel üzerine kurulması için bizlerle iletişime geçebilirsiniz.
Kaynaklar
Administration for Children and Families, Office of Child Support Enforcement | New Hire Reporting
Cornell Law School, Legal Information Institute | 42 U.S. Code § 653a — State Directory of New Hires
Internal Revenue Service | Instructions for Form 941
Internal Revenue Service | Independent Contractor (Self-Employed) or Employee
