Amerika Birleşik Devletleri’nde şirket kurmak pek çok eyalette genellikle birkaç haftada biter, ancak şirketin kendisi bir kere kuruldu mu, ardından her yıl belirli birtakım maliyetler ve yükümlülükler süregelir. İlk yıl, kuruluş masrafları da düşünüldüğünde en masraflı yıl olacaktır.
Bu maliyetler arasında; alınması zorunlu olan Kayıtlı Temsilci (Registered Agent) hizmeti ve işletme adresi masrafları, federal kurumlara veya eyalet kurumlarına yapılan resmi ödemeler veya harçlar, muhasebe ve vergi hizmetleri gibi masraflar sayılabilir. Tabii şirketiniz büyüdükçe, yeni çalışan aldıkça veya birden fazla eyalette faaliyet göstermeye başladıkça bu masraflar da kaçınılmaz olarak yükselecektir.
Kuruluş Maliyetleri Neyi Kapsar?
Şirketin kurulduğu ilk yıl, aşağıdaki dört kalemin bir araya gelmesiyle diğer yıllara göre daha yüksek bir maliyet taşır:
- Kayıtlı Temsilci (Registered Agent) hizmeti: Bu, her eyalette alınması zorunlu bir hizmettir. ABD’de kurulan her şirket, kurulduğu eyalette bir kayıtlı temsilcilik edinmek zorundadır. Registered Agent’lar, şirketiniz adına resmi tebligatları ve postaları alıp tarayarak size bilgi veren kuruluştur. Northwest, Registered Agents Inc, PSM Registered Agent gibi hizmet sağlayıcıları en yaygın tercih edilen şirketler arasındadır. Manay CPA de Georgia Eyaleti’nde Kayıtlı Temsilci’lik hizmeti sağlamaktadır.
- İşletme adresi: Her işletme, kurulduğu eyalette bir işletme adresi satın almalı veya bir iş adresi göstermelidir. Bu adres eyaletlerde “Principal Business Address” veya “Mailing Address” olarak geçer. İşletme adresini Registered Agent’lar da sağlamaktadır. Yani Registered Agent hizmetini satın alırken, aynı anda işletme adresi de satın alabilirsiniz. Veya başka sanal ofis/posta hizmeti sağlayıcısından ayrıca temin edebilirsiniz. Ek olarak, ABD’de ikâmet ediyorsanız kendi ev adresinizi kullanmanız da mümkündür. Ancak şirket kuruluşu sırasında ev adresinizi iş adresiniz olarak gösterirseniz, bu adres pek çok eyaletin kayıtlarında herkes tarafından görülebilir bir şekilde yer alacaktır. Ev adresinizin görünmesini istemezseniz, işinizi evden yönetseniz dahi farklı bir Registered Agent ile anlaşarak onlardan sağlayacağınız adresi kullanabilirsiniz.
- Federal ve eyalet kurumlarına yapılan resmi ödemeler veya harçlar: Şirketi resmi olarak kurmak için eyalete ödenen kuruluş başvuru harcı, bu kalemin en büyük parçasıdır. Eyalet tarafında, her eyalet farklı tutarlarda ücretler veya kuruluş harçları talep etmektedir. Temel kuruluş dokümanı “Articles of Organization” veya “Articles of Incorporation” isimli belgedir ancak bunun yanı sıra “Certificate of Good Standing” gibi farklı belgelere de ihtiyacınız varsa, bunların her biri eyaletler tarafından ayrı ayrı ücretlendirilerek gönderilmektedir. İyi Hal Belgesi’ni gereken durumlarda nasıl temin edebileceğinizi Certificate of Good Standing (İyi Hal Belgesi) Nasıl Alınır? sayfamızda ayrıyeten anlatıyoruz.Federal tarafta EIN başvurusunu yapmanın doğrudan bir ücreti yoktur ancak normalde 8 haftaya kadar uzayabilen bu sürecin doğru yönetilmesi adına uzman bir şirket veya hizmet sağlayıcı aracılığıyla başvurmak, riskleri bertaraf edecektir.
- İlk yıl muhasebe defteri, vergi beyanı hazırlığı ve (gerekiyorsa) ITIN numarası edinimi: Şirket kurulduktan sonra, muhasebe kayıtlarının en baştan doğru şekilde tutulması gerekir. Bu kapsam aylık muhasebe hizmeti veya yıl sonu muhasebe hizmeti gibi seçenekler değerlendirilebilir. Eğer şirketin ilk yıl fatura sayısı az ise, aylık muhasebe yerine yıllık muhasebe hizmeti almak daha uygun olacaktır. Ancak çok fazla işlem veya hacim söz konusuysa, aylık muhasebe hizmetinden faydalanmak çok daha uygun olacaktır.
Ayrıca, şirket sahibinin SSN’i mevcut değilse ve henüz bir ITIN (Bireysel Vergi Mükellefi Numarası) yoksa, ilk yıl yapılacak olan vergi beyanında bu numarayı edinmek de zorunludur. Çünkü vergi formlarının beyan edilebilmesi için SSN veya ITIN numarası gerekmektedir. Dolayısıyla da ABD dışında ikâmet eden şirket sahipleri için, ilk yıl masraflarının içine ITIN başvurusunu da dahil etmek gerekir. Ancak bir defa başarıyla ITIN numarası alındığında, gelecek senelerde bu masraf söz konusu olmayacaktır.
Bu dört kalem yalnızca kuruluş aşamasında ortaya çıkan maliyetlerdir. Şimdi de, şirket faaliyetlerine başladıktan sonra her yıl düzenli olarak karşılaşılacak maliyetleri ele alalım.
Yıllık Maliyeti Oluşturan 4 Ana Kategori
Yıllık maliyeti dört ana başlık altında toplamak mümkündür:
- Registered Agent, Annual Report, Franchise Tax: Yıllık Rapor (Annual Report) veya Eyalet İmtiyaz Vergisi (franchise tax), yenilenmesi gereken yıllık Kayıtlı Temsilcilik (Registered Agent) ücreti, gerektiğinde iyi hal belgesi (Certificate of Good Standing) gibi kalemler
- Muhasebe ve Vergi Beyanı Hazırlığı: Aylık defter tutma (bookkeeping), yıllık vergi beyannamelerinin hazırlanması (Form 1120, Form 5472 gibi), gerekiyorsa satış vergisi (sales & use tax) takibi.
- Adres Ücretleri ve Diğer Giderler: Adrese ve ofise ödenen ücretler, muhasebe yazılımı abonelikleri, banka veya e-ticaret platform komisyonu giderleri
- Bordro Kesintileri: Eğer çalışan varsa bordro, sigorta ve stopaj kesintisi yükümlülükleri
Registered Agent, Annual Report, Franchise Tax
Registered Agent
Her şirketin kayıtlı temsilcilik (registered agent) hizmeti alması yeterli değildir, her sene aktif olarak bu hizmeti sürdürmelidir. Eğer bu hizmet ilk yılın ardından sona ererse ve şirket sahibi yenilemeyi unutursa, registered agent bu hizmetten çekilir ve çekilme belgesi olan Certificate of Resignation’ı eyalete gönderir ve bunun ardından 30 gün içinde yeni bir kayıtlı temsilci atanmadığı takdirde şirket pasif duruma çekilir.
Bu gibi sıkıntıların doğmaması adına, registered agent aboneliği dikkatle takip edilmelidir. Registered agent’ların tam olarak nasıl bir hizmet sunduğunu ABD’de Registered Agent Nedir, Kimler İçin Gereklidir? sayfamızda anlatmıştık.
Öte yandan bazen registered agent hizmeti veya işletme sağlayan şirketler, sistemde kayıtlı bırakılan kredi kartlarından otomatik çekim yaparak birtakım ekstra veya gereksiz hizmetler de satabilmektedir. Bu nedenle registered agent’a yıllık ödeme yaptıktan sonra kredi kartını sistemden silmek, şirket sahibinden habersizce ekstra ödeme alınması olasılığını ortadan kaldıracaktır. Manay CPA olarak biz, her yıl yalnızca mevcuttaki yükümlülüklerinizi hatırlatıyor ve ihtiyacınız olmayan hiçbir hizmeti paketlerimize dahil etmiyoruz.
Annual Report, Franchise Tax
Şirketin kuruluş anında devlete bildirilen bilgiler (işletme adresi, yönetici ve ortak bilgileri, kayıtlı temsilcilik bilgileri gibi bilgiler) zamanla değişebilir. Bu yüzden çoğu eyalet, şirketlerden düzenli aralıklarla bu bilgileri teyit eden veya güncelleyen bir Yıllık Rapor (Annual Report) talep eder. Bu raporlar vergi beyannamelerinden ayrıdır.
Bazı eyaletlerde ise Yıllık Rapor yokken, Franchise Tax isimli farklı vergiler veya harçlar vardır.
Yıllık raporun veya eyalet imtiyaz vergisinin verilmemesi durumunda, Eyalet şirketi “iyi durumda” (good standing) seviyesinden indirir, ve bu durum çok fazla uzarsa yani beyan uzun süre yapılmazsa, şirketi idarî olarak fesheder. Yani şirket eyalet tarafından geçici olarak kapatılır. Banka hesaplarınız dondurulabilir ve bu beyanla birlikte cezalı ödeme yapılana kadar şirket yeniden aktif statüye alınmaz.
Bazı eyaletlerde hem Annual Report hem de Franchise Tax bulunur ve üstüne üstlük son tarihleri de birbirinden farklıdır; bu nedenle bulunulan eyaletteki yıllık rapor ve varsa eyalet imtiyaz vergisi tarihleri önemle takip edilmelidir.
Şirket türlerine göre de bu harçların tutarları ve tarihleri değişmektedir. Örneğin Delaware’in imtiyaz vergisi, orada kurulu bir LLC için kâr etse de etmese de her yıl 1 Haziran’a kadar ödenmesi gereken sabit bir harç niteliğindedir. Bu konuyu ve hangi eyalette hangi yapının geçerli olduğunu Amerika’da Franchise Tax (İmtiyaz Vergisi) Nedir? sayfamızdan daha detaylı olarak okuyabilirsiniz.
Aşağıda, sık tercih edilen birkaç eyaletin yıllık yükümlülük sıklığını karşılaştırıyoruz:
| Eyalet | Ödeme/Beyan Sıklığı |
| Delaware | Her yıl, şirket türüne göre 1 Mart veya 1 Haziran’a kadar |
| Wyoming | Her yıl, kuruluş ay dönümünde |
| Florida | Her yıl, 1 Mayıs’a kadar |
| New York | İki yılda bir |
| California | İlk 90 gün, sonrasında her yıl veya iki yılda bir |
| Texas | Her yıl |
Bu tablo gösteriyor ki, “Şirketimi hangi eyalette kurmalıyım?” sorusu, sadece şirket kuruluşunun kolaylığına değil, uzun vadeli yıllık yükümlülük yapısına göre de değerlendirilmelidir. Sırf kuruluşu kolay veya hızlı diye seçilen bir eyaletin, önümüzdeki yıllarda çıkartacağı ek ücretler veya vergiler de yüksek olabilir.
Statement of Information
Delaware ve Florida gibi bazı eyaletler, ilk yıllık raporu kuruluştan sonraki takvim yılında talep eder, yani şirketi 2026’da kurarsanız, ilk yıllık raporunuzu 2027’de vermeniz gerekir. Bu da ilk yılki maliyetleri azaltan, kolaylık sağlayan bir unsurdur. Ama bazı eyaletler böyle bir öteleme yapmaz.
Kaliforniya’da kurulan bir şirket, ilk “Statement of Information” raporunu (Yıllık Rapor yani “Annual Report”un Kaliforniya’daki karşılığı) kuruluştan itibaren ilk 90 gün içinde vermek zorundadır. Bu eyalette bir sonraki takvim yılı beklenmez. Eğer bu rapor tarihi kaçırılırsa, Kaliforniya Eyalet Sekreterliği, önce şirkete Gecikme Bildirimi (Notice of Delinquency) gönderir, ve bu mektubun gönderilmesini takiben 2 ay içerisinde hâlâ beyan yapılmazsa, Franchise Tax Board tarafından $250 ceza kesilir. Uzun süre ödenmemeye devam edilirse, şirket idarî olarak askıya alınır.
New York’ta Biennial Statement, Texas’ta Public Information Report, Colorado’da Periodic Report, Nevada’da Annual List gibi farklı isimler ve biraz daha farklı prosedürler yer alır. Ancak ister Annual Report, ister Franchise Tax, ister Statement of Information veya başka bir isimde olsun, bu raporların her biri yıllık olarak dikkatle takip edilmesi ve zamanında ödenmesi gereken raporlardır.
Muhasebe ve Vergi Beyanı Hazırlığı
Şirket bir kez kurulduktan ve satışlar başladıktan sonra, muhasebe hizmeti de gerekecektir. Özellikle de fatura ve hacim sayısı artıyorsa, aylık muhasebe hizmeti almak gerekecektir.
Aylık Defter Tutma (Monthly Bookkeeping): Şirketinizin gelir-gider, fatura ve benzeri kayıtlarının düzenli tutulması hizmetidir. Manay CPA olarak aylık muhasebe hizmetimizde muhasebe yazılımlarının aylık abonelik fiyatlandırmasını da paketlerimize dahil ediyoruz, böylece tek seferde ödeme yaparak giderleri daha kolay takip edebiliyorsunuz.
Yıllık vergi beyannameleri: Şirket türü ve ortaklık yapısına göre Form 1040-NR, Form 5472, Form 1120 gibi formlarla vergi beyanı yapılması ayrı bir yükümlülük olarak karşınıza çıkar. Bu formların hazırlanması şirketin yapısının karmaşıklığına göre değişeceği için, hazırlanma aşamasında da profesyonel bir danışmanlık gerektirir, bu da ek maliyet demektir.
Satış vergisi (Sales & use tax): Eğer şirketiniz belirli eyaletlerde satış vergisi toplama yükümlülüğü taşıyorsa (buna “nexus” oluşması deniyor), bu eyaletten eyalete değişmekle birlikte ayrı bir şekilde aylık veya çeyreklik beyan gerektirir. Burada en sık yapılan hata, “Satış yapmadığım ay beyan vermem gerekmez” varsayımıdır. Oysa hesap bir kez açıldıktan sonra, satış olmayan dönemler için de sıfır beyan verilmesi gerekir. Bu beyanların atlanması, tutar sıfır olsa bile gecikme cezası doğurur.
Adres Ücretleri ve Diğer Giderler
ABD içerisinde operasyonel işlemleri olan şirketler için yıllık olarak yenilenmesi gereken işletme adresinin yanı sıra, varsa sanal ofis ve hatta mevcut ise fiziksel ofis, depo gibi varlıklar, esasında her yıl gider olarak var olacak olan masraflardır.
Hatta fiziksel bir alan kiralamak sadece bir kira gideri değildir, bu işlem de kendi başına vergi bağı (nexus) oluşturur. Özellikle e-ticaret şirketlerinde, ürünler bir depoda depolanıyorsa, o eyalette satış vergisi veya nexus yükümlülüğü doğacaktır.
Muhasebe Yazılımları
Gelir-gider kayıtlarının tutulması için bir muhasebe yazılımı gerekir; bunlar genellikle aylık veya yıllık abonelikle çalışır. QuickBooks (QB) en çok tercih edilen seçeneklerin başında gelir. Xero, birden fazla para birimiyle çalışan şirketler için güçlü bir alternatiftir. Wave ise işlem hacmi düşük, yeni kurulan şirketler için hafif bir çözümdür, ancak şirket büyüdükçe sunduğu ücretsiz çözümler oldukça yetersiz kalır.
Muhasebe yazılımlarını satın almak tek başına yeterli değildir, kayıtları kolayca toplayabilirsiniz ama mutabakat işlemini bir mali müşavir yapmalıdır. Manay CPA’de aylık muhasebe hizmetimizde yazılım abonelik ücretini de paketlerimize dahil ediyoruz. Aylık işlemleri ve hacmi düşük olan şirketlere ise, yıllık seçeneği öneriyoruz.
Banka ve Ödeme Platformu Komisyonları
Mercury ve Brex gibi dijital bankalar hesap işletim ücreti veya para transfer ücreti almasa da SWIFT ve döviz dönüşümünde komisyon uygular. PayPal, Payoneer ve Wise Business gibi platformlar ise hem işlem başına hem de döviz dönüşümü üzerinden kesinti yapar; Stripe gibi sanal ödeme altyapıları ise her satıştan komisyon alır.
Amazon, eBay, Etsy ve Walmart Marketplace gibi pazaryerleri ise iki katmanlı bir maliyet getirir; hem her satıştan komisyon, hem de satıcı hesabı için aylık abonelik ücretleri alırlar. Amazon’da FBA (Fulfillment by Amazon) kullanılıyorsa depolama ve kargo ücretleri de buna eklenir. Shopify gibi kendi mağazanızı kurduğunuz platformlarda ise pazaryeri komisyonu yerine aylık abonelik ücreti öne çıkar.
Çalışan Varsa Bordro, Sigorta ve Diğer Stopajlar
Çalışan istihdam ettiğiniz anda maliyet tablosu genişler. Burada en sık gözden kaçan nokta şudur: bordro yükümlülüklerinin bir kısmı çalışanın maaşından kesilir, bir kısmı ise işverenin kendi cebinden çıkar. Yani çalışana ödediğiniz brüt maaş, o çalışanın size gerçek maliyeti değildir.
Çalışanın maaşından kesilenler: Federal gelir vergisi stopajı (çalışanın W-4 formuna göre değişir), varsa eyalet ve şehir gelir vergisi stopajı, Sosyal Güvenlik primi olarak %6,2 ve Medicare primi olarak %1,45. Bu ikisi birlikte %7,65 eder. Ayrıca 200 bin doları aşan maaşlarda ek olarak %0,9 Medicare stopajı devreye girer.
İşverenin kendi ödediği kalemler: Sosyal Güvenlik ve Medicare’in işveren payı olarak %6,2 ve %1,45, yani toplam %7,65. Buna federal işsizlik sigortası (FUTA) eklenir: yasal oran %6,0 olmakla birlikte, eyalet işsizlik sigortası ödendiği takdirde senaryo biraz değişir. Eyalet İşsizlik Sigortası (SUTA) ise hem eyaletten eyalete hem de işverenin geçmiş sicilinden (“experience rate”) etkilenerek değişir. Son olarak iş kazası sigortası (workers’ compensation) söz konusudur; bu da eyalete ve çalışanın yaptığı işin risk sınıfına göre fiyatlanır.
Tüm bu kalemler, her yıl göz önünde bulundurulması gereken yıllık maliyetlerdir.
İlk Yıl, Sonraki Yıllardan Daha Yüksek Çıkar
Özetle, eyaletten eyalete göre değişmekle birlikte şirketin kurulduğu yıl ödenen masraflar biraz daha yüksek çıkar, daha sonraki yıllarda ise takvimi ve ödemeleri belli birer yükümlülüğe dönüşür.
Sürpriz bir fatura ile karşılaşmamak için en iyi yol, bu kurguyu en baştan planlamak. Manay CPA’de biz, en başta kuruluş sürecini muhasebe ve vergi hazırlığıyla birleştiren paketler sunuyoruz ve takviminize ekliyoruz, böylece yıl boyunca hangi ödemenin ne zaman geleceğini önceden takip edebiliyorsunuz, ayrı ayrı uğraşmak zorunda da kalmıyorsunuz.
Kaynaklar
Delaware Code Title 8, § 132 | Registered Agent in State
Delaware Division of Corporations | How to Calculate Franchise Taxes
Delaware Division of Revenue | Franchise Taxes
California Legislative Information, Corporations Code § 1502 | Statement of Information
Sales Tax Institute | Is a Sales Tax Return Required Even if My Tax Due Is Zero?
Internal Revenue Service (IRS) | About Form 1120, U.S. Corporation Income Tax Return
